温馨提示：

1.要在以学院名义签发的文件上盖章，必须由学院有关领导在拟盖章材料上签字，注明日期；

2.学院的教职工或学生需在自己的业务文件或文书上盖章，须由本课题组导师在拟盖章材料上签写“属实，XXX（姓名），日期”。

电气学院及党委印章使用规定

一、加盖学院公章的文件类别

1.制发的公文；

2.公函；

3.证明，含推荐表；

4.协议书；

5.合同书；

6.申报材料；

7.各种报表；

8.其它需用印的资料。

二、加盖学院公章的文件要素

1.文件的名称，含表格的名称；

2.发往单位的名称；

3.文件的内容，涉及的关键信息必须准确完备，符合保密规定；

4.本文件负责人的姓名，或负责人签字，必要的联系方式，如手机号码、电话号码、邮箱等；

5.文件制作或者发出的时间。

三、使用学院印章的基本规则

1.需学院主要领导签字的文件。上报学校的请示和报告文件，包括：学院的发展规划、政策变化、学科建设、安全稳定、人事人才项目，重大财务项目等重要事项。

2.需学院分管领导签字的文件。涉及学院各方面的常规性管理事项的文件，包括：教学、学术、科研、实验室及设备、学生工作、基建与安全管理、日常事务、其它等；学院领导授权的，可以在有关科室加盖领导签字章后到学院办公室用印。

3.需科室负责人签字的文件。需各科室、学工组、研工组等负责人证实和落实的一般性、涉及具体工作业务工作。

4.需系所主任、书记签字的文件。学院所属的各系、所、中心等单位的文件，这些事项事宜由本单位领导负责，需学院加盖公章确认的。

5.需各课题组负责人或教职工本人签字的文件。学院各课题组，或者教职工本人的行文，这些事项由课题组负责人或教职工本人负责，需学院加盖公章确认的。

四、印章使用的基本程序

1.撰写文件。

2.文件撰写人或责任人签字。

3.到有关科室，由科室负责人审核通过。

4.请有关学院领导、主要领导签字，或加盖领导签字章。

4.到学院办公室用印，填写《用印登记表》。

附件1：

学院印章使用须知

（供参考，不断完善中，请提出意见建议，以便及时修订）

一、学院党委印章

l 以学院党委名义的行文，如：正式文件；

l 公派出国人员政审表；

l 入党志愿书；

l 党委名义颁发出具的证明、介绍信；

l 保密工作证明函。

以上：

? 公派出国人员政审表、入党志愿书、以党委名义开具的介绍信等→由党委书记、院长或主管院领导审核签字；

? 返聘审批表、专家到岗登记表、博士后申请表、回国人员情况汇报表、人事调动材料、收聘期任务书等→由学院办公室主任及分管院领导审核签字。

二、学院印章

l 以学院名义的行文，如：正式文件、报告、报表；

l 协议书，公函、请柬；

l 合同、专利申请书、成果鉴定书、项目申报书、成果申报书、计划任务书；

l 职称申报表、工资申报表、在职证明、出国审批表；

l 公私机动车辆登记表；

l 学生注册申请表、在读证明、就业三方协议、借用教室申请表、请假条、宿舍调整申请表；

l 办公区入网申请表、银行卡号变更证明；

l 版权转让协议、论文答辩评审表、保研申请表；

l 其它。

以上：

? 科研经费分配单、购销合同（5000—50000元）等→由科研科及分管院领导审核签字；

? 注册申请表、在读证明、学籍证明、成绩证明、获奖证明、生源地贷款证明、银行卡变更证明、宿舍调整申请、请假条、借用户口申请、就业推荐表、保研申请表、场地借用申请、三好学生及优秀干部申请表等→由学工组、研工组及分管院领导审核签字；

? 课程设计安排表、公共选修课排课表、进档成绩单、学分认定申请、毕业设计安排表、实验教学工作总结、教学数据统计表、双学位报名表、特优生申报表、生产实习总结表等→由教务科及分管院领导审核签字；

? 研究生答辩评审表、学位表决票、研究生注册申请表、调课申请表等→由研究生科及分管院领导审核签字，研究生答辩评审表由答辩秘书办理。

附件2：

电气学院印章管理规定

一、总则

1．为规范学院各类印章的管理和使用，根据学校规定，并结合我院具体情况，特制定本规定。

2．本规定所指印章包括“学院党委公章”和“学院行政公章”，其它科室和系、所、实验室的印章参照执行。

3．学院印章统一由学院办公室根据学校文件规定通过学校办公室刻制。任何单位和个人不得擅自刻制办公印章，违反者将承担其法律责任。

4．若机构撤销或更换名称，必须及时将原单位印章送交学校办公室办理相关手续，由学校办公室按照上级有关规定予以封存或更换。

二、印章的管理

1．学院办公室负责学院党委公章和学院行政公章的综合管理。印章由学院办公室统一保管；印章平日随用随锁，处于学院办公室工作人员监控之中；用印时要经领导批准，并做好用印登记。

2．对不符合规定的用印用章，监印人员应提出异议和建议，并向本单位分管领导报告，不得擅自加盖公章。要严防私用、盗用印章。

3．印章必须在学院办公室使用，不能脱离监印人的监督；如需办理批次业务，可派人到学院办公室集中办理。

4．学院有关领导是学院印章的监印人员，对学院及各系、实验室的各类印章每年至少检查一次。

5．印章若遗失或被盗，须立即向单位领导、学校办公室及保卫部门报告，并依法公布其印章作废。被盗印章自被盗之日算起，一个月后由学校办公室重新刻制。

三、印章的使用

1.印章的使用范围。学院公章是按照国家规定，经学校批准刻制的。学院不具有独立的法人资格，没有法律效力，只能以院系的名义在学校授权的范围内使用。印章不能私用，对擅自使用而产生的不良后果，要追究当事者及签字人、分管领导的责任。

2.印章的使用程序。使用学院印章，必须由学院办公室负责人及职能科室负责人审批，重要文件资料必须有分管该项工作的学院领导签字。使用印章的范围应与批准人的职权相适应，使用印章后若出现不良后果，由批准人负责。

由经办人填写用印登记表，监印人员凭学院主要领导、分管领导或职能科室负责人的签字，确认无误后，加盖学院印章。每次使用印章都应进行登记，登记的项目包括：用印日期、发往单位、文件标题、份数、用印部门、批办人（即签字人）、经办人（前来办理的人员）。

3．监印人员在使用印章时，要审阅使用印章内容，核实、清点数量。对于数量较大的文本，使用学院印章时，可由各科室委派专人集中用印，学院办公室专人监印。

4．监印人员盖章时要规范，使盖出的印模端正、清晰、美观，便于识别，印章不能歪斜或颠倒。

5.具体内容请参考《电气学院印章使用规定》。

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二〇一五年三月十二日